浅谈做好政府机关部门的会务工作_共7页

浅谈做好政府机关部门的会务工作

1 引言

市政府办公室行政科是政府机构服务的助手，严格遵守党和政府出台的法律法规，完成好上级领导安排工作任务。会议会展涵盖会务筹备、沟通协调、各单位枢纽部门，是联系群众、联系单位的桥梁和纽带，会务工作效能和工作服务水平的高低直接影响会议的效果，对市政府领导的科学决策和决策的正确实施发挥很大作用，并影响区域经济发展的大局。

市政府所有会议通过组织、协调、沟通，在会议目的地召集各级领导干部商议事情。会议会展分为大型会议会展活动、中型会议会展活动和小型会议会展活动，包括场内及场外会务。政府相关部门及秘书部门对有关职能部门进行把关和安全评估，坚持精简和从严审批原则，分析会议会展是否有必要开，能否合并开，检查是否安全，可否用其他方式解决问题等。

会议会展的形式分为线上和线下，线上会议会展：电话会议、电视会议、视频会议、APP视频以及QQ、抖音、钉钉等网络会议会展。线下会议会展：观摩会议、现场会议、座谈会、茶话会、协调会议、工作性会餐和普通会议以及展览城、大广场、影播室、影剧院等现场活动。

2 会议会展的发展趋势

第一，随着社会经济的发展，会议会展需求量不断增加。当前，社会各项经济指标增长、人文交流不断，会议会展的数量不断增加，在会议会展内容上进行创新成为会议会展的新亮点。

第二，在“会海成灾”时，会议会务质量亟待提高。会议泛滥已经成为一个全球性的基本问题。“会海”即会议数量过多，这是当今普遍现象，要想解决这一问题关键不在于对于会议数量的直接减少，而是要针对会议创新性不足、质量差的问题对会议内容进行精简、对会议要素进行协调。因此，要想真正做到精简和创新会议会展，必须有效提高会议的效能及质量。政府相关部门秘书人员和会务工作人员在会议会展组织协调工作中做到更加科学、合理，避免盲目性、随意性，严格落实会议会展活动中最基本的要素，实现对会议会展的合理化、科学化管理，梳理工作议程。

第三，社会及政府组织会议会展时有其特殊工作要求，例如，政府工作会议会展的内容、目标有很强的机密性。保守会议秘密是会议秘书工作人员的任务之一，需要对人物、场地、时间等保密。会议会展是具有领导等级的活动。会议会展工作者应在约定时间内布置完会场，按时参加会议。主场会议会展秘书工作人员应有较高的时间观念，决不能出现无故缺席、会议会展记录人员缺席或会场未及时布置好等问题。

3 会议会展的基本作用

①信息沟通，互通情报。会议会展通过报告、发言、讨论、交流等形式，相互了解、相互协调，克服问题认识上的主观局限性。

②发扬民主，科学创新。会议会展可以体现民主决策的重要意义，听取各种不同意见，集思广益。

③互促进步，人文和谐。会议会展是人与人的直接交流，物与物的直接接触。通过交流思想，总结出好与坏，有助于发挥上下级之间的协调作用，增进同事之间彼此了解，实现人文和谐，不断完善会议会展成果。

④驱动经济，促进消费。会议会展形式众多，形成一种现代化会议会展经济圈。

4 会务工作的基本内容

4.1 会议会展筹备工作

会议会展筹备的重点是有亮点、有序、安全、策划性，必须在会议会展前期筹备到位。会务策划工作的完成情况，直接影响整场会议会展的成功与否。会场秘书组必须以高度的责任心做好会议策划筹备工作，会议会展筹备工作主要包括拟定会议流程、准备会议会展材料、布置会场。

4.1.1 会议会展计划书

会议会展议程是一套完整的计划书，依据会议会展主题制定顺序计划，将其作为会议会展讨论、解决问题的大致安排。计划书需要明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。制定会议议程时，注意将主要的、具有保密内容的议程放在最后或者加密，编制普通会议会展的会议日程时，要明确参加会议的对象和议程。

4.1.2 会议会展现场保障

会场资料包括嘉宾资料（会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号和餐券、小礼品等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表等）和会场沟通资料（会议参考文件、会议宣传文件、各种记录、各种会议协议合同以及相关资料）。在准备会议材料时，要关注一些不确定因素。例如，某嘉宾因有另外一个活动不确定能否参加本次表彰会，在这种情况下，现场秘书部门就应事先考虑到嘉宾到来的可能性，即使不来，也要做好物品的准备工作。

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