文件材料收集归档制度_共4页
文件材料收集归档制度
第一条 为规范文件材料收集归档工作，完善档案信息资源，依据有关规定，制定本制度。
第二条 本制度所称文件材料是指本单位生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。
第三条 各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗位责任制，纳入相应考核。
第四条 担负文件材料积累、整理和归档业务人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。
第五条 档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及归档文件材料的积累、整理和归档工作。
第六条 文件材料归档的基本要求
（一）归档文件的书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；
（二）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；
（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人审定；
（四）归档文件材料的整理应当系统、规范；
（五）声像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻译一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。
第七条 根据国家档案局8号令要求，编制《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》。
第八条 文件材料的归档时间
（一）各职能部门形成的综合管理性文件，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；
（二）本单位负责人和工作人员外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员归档；
（三）会计文件材料在会计年度终了后归档，由财务部门保管一年，隔年向档案部门移交；
（四）工作人员人事管理文件材料办理完毕后，由人事管理部门整理并定期向档案部门移交；
（五）实行文档一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档；
（六）下列文件材料应随时归档
1、没有及时归档的零散文件材料；
2、变更、修改、补充的文件材料；
3、设备仪器的维修文件材料；
4、机构变动或职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料；
5、应归档的非纸质载体材料；
6、其它临时活动中形成的文件材料。
第九条 归档文件材料的整理参照国家、省及南京市有关标准进行。
第十条 应当归档的文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档份数。
第十一条 文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清单，交接双方根据文件材料移交清单清点，核对无误后，在《档案移交（接收）登记表》上签字，移交清单由交接双方各保留一份。
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